Kennisbank Polpo

Appearance

OneRoster verbinding met Smartschool ​

De Smartschoolbeheerder moet eenmalig de verbinding tussen Smartschool en Polpo activeren. Eenmaal de verbinding is gelegd kunnen leerkrachten en leerlingen met hun Smartschoolaccount inloggen op Polpo.

Leerkrachten kunnen in Polpo hun klassen, die via de verbinding met Smartschool gesynchroniseerd worden, activeren waarna de leerlingen in Polpo met de leerkracht verbonden worden.

Verbinding maken ​

Voer de onderstaande stappen uit om de verbinding tot stand te brengen.

1. Maak een OneRoster client aan op Smartschool ​

Log in op Smartschool en ga naar 'Algemene configuratie' > 'OneRoster clients'.

  1. Voeg een eigen OneRoster client toe.

  2. Geef de verbinding een naam. (Bv. Polpo)

  3. Kies bij 'Status' voor 'Actief'.

  4. Kies bij de databron voor de geschikte optie:

    • Indien je Skore gebruikt, kies dan voor optie 3 (Klassen en officiële klassen uit gebruikersbeheer en leerkrachten uit Skore).
    • Indien je geen Skore gebruikt of als deze nog niet op punt staat, kies dan voor optie 4 (Groepen uit gebruikersbeheer en klastitularissen). Kies vervolgens voor 'Leerlingen' en 'Leerkrachten'.

    ❗️ OPGELET:

    • Vink telkens maar één optie uit de databron aan.
    • Kies nooit voor optie 1 of 2. Met deze data kunnen we geen vlotte verbinding garanderen. Hieronder meer info over de databronnen:

We geven er de voorkeur aan om deze optie niet te selecteren.

In deze optie worden tussen 17 augustus en 30 september bepaalde controles uitgevoerd:

  • Is het nieuwe schooljaar in Skore actief én er is minstens één lesopdracht toegekend? Dan sturen we de lesopdrachten en leerkrachten van het nieuwe schooljaar door.
  • Is het nieuwe schooljaar in Skore actief, maar zijn er nog géén lesopdrachten toegekend? Dan blijven we de lesopdrachten en leerkrachten van het vorige schooljaar doorsturen. (op deze manier wordt vermeden dat er ineens geen leerkrachten meer doorgestuurd worden)
  • Is het nieuwe schooljaar in Skore niet actief? Dan blijven we de lesopdrachten en leerkrachten van het vorige schooljaar doorsturen. Na 30 september worden dan géén lesopdrachten en leerkrachten uit Skore doorgestuurd.

We geven er de voorkeur aan om deze optie niet te selecteren.

Kies deze optie als Skore correct ingesteld is voor het nieuwe schooljaar. Bepaalde scholen starten echter Skore pas op tegen de tweede of derde week van september of kennen nog géén lesopdrachten toe in Skore.

Hierdoor krijg je vanaf 17 augustus dus géén leerkrachten meer door met deze optie als databron. Dit kan je met de databron 'Groepen uit gebruikersbeheer en klastitularissen' aan te vinken oplossen. Selecteer de groep waarin alle leerkrachten zitten.

Gebruik deze optie indien jouw school niet met Skore werkt of indien Skore nog niet up-to-date is. In dit geval zal Polpo altijd de leerkrachten doorkrijgen, ook al is de leerkracht niet gekend in Skore. Selecteer bij deze optie wel de groep waarin alle leerkrachten zitten.

Voordeel is dat de leerkrachten die nog niet gekend zijn in Skore ook doorgestuurd worden en al kunnen starten in Polpo. Die leerkrachten kunnen in Polpo zelf de verbinding maken met klas(sen).

  1. Het ClientID en -secret zijn gegevens die in Polpo moeten ingegeven worden in stap 2. smartschool gegevens oneroster

2. Maak de verbinding aan op Polpo ​

Log in als schoolbeheerder op Polpo.

  1. Klik op de knop 'Verbindingen' bij de gewenste school.
  2. Indien je Smartschooldomein nog niet gekend is, geef die dan eerst in.
  3. Klik op 'Nieuwe verbinding'.
  4. Vul het ClientID en -secret in (terug te vinden bij Stap 1).
  5. Test vervolgens de verbinding. Je krijgt een melding indien deze wel of niet oké is.

Je bent nu klaar om de gegevens te synchroniseren.

verbinden SmartSchool

3. Synchroniseer ​

Er wordt automatisch 2 maal per dag gesynchroniseerd met Smartschool. Met de knop 'Synchroniseer nu' kan je de actie ook manueel uitvoeren.

synchroniseren

Controleer de binnenkomende data ​

Je kan zowel de klassenlijst als de lijst leerkrachten controleren.

  • Bij elke klas zie je welke leerkrachten in Smartschool gekoppeld zijn aan de klas samen met de lijst van leerlingen.
  • In Polpo dient elke leerkracht ook nog eens de verbinding te leggen met de klas door de klasgroep in Polpo te selecteren. Dit zijn de namen die je ziet onder 'Polpo-leerkrachten' en zijn dus de leerkrachten die in Polpo actief met de klas aan de slag gaan.

data controleren

Veelgestelde vragen ​

Bekijk de opties die je hebt aangevinkt uit stap 1. Het is belangrijk dat je kiest voor optie 3 of 4, afhankelijk als je al dan niet met Skore werkt. Na de jaarovergang start elke leerkracht zonder klas/groepen. De leerkracht dient zelf de klas/groepen uit een lijst van klassen uit SmartSchool selecteren. Controleer de data die via de verbinding binnenkomt onder 'Klassen'. Zorg dat die vanuit Skore correct is en synchroniseer daarna handmatig om de data binnen te halen.